Construção de Equipas - 6 Iniciativas
Num ambiente em constante mutação, a partilha de objetivos pode manter a equipa sólida, focada, e dinamizada.
Ao partilhar um Propósito, estamos a estabelecer um sentido de Identidade, Responsabilidade e Compromisso que conduzem à obtenção de Resultados.
Então, de que forma devemos multiplicar os esforços? O que podemos fazer para aumentar a eficiência?
A resposta pode ser mais simples do que imagina: Construindo o Orgulho e partilhando o Propósito com a Equipa.
Vejamos de seguida 6 iniciativas fundamentais para a implementação destes princípios:
Iniciativa # 1: Proporcionar um Ambiente de Colaboração.
Para estimular o entusiasmo e orientar a equipa nas decisões do dia-a-dia, é importante fornecer-lhe um foco claro e sólido. Os membros da equipa necessitam compreender a razão de ser do seu trabalho e em que medida os seus esforços de colaboração irão acrescentar valor os resultados da organização.
Explique de que forma os esforços da equipa apoiam a organização.
Explique em que medida o trabalho da equipa se enquadra sob o ponto de vista organizacional. Sugerimos-lhe que a sua explicação possa conter informação sobre:
- Os clientes da organização e as suas necessidades
- O rumo global da organização e as estratégias para lá chegar
- O motivo para a existência da equipa e o seu papel no apoio às estratégias da organização
- As expectativas de desempenho da equipa
- O impacto nos outros quando a produtividade da equipa é alta – ou baixa.
Planeie repetir ou realçar esta mensagem central várias vezes, especialmente quando elementos da equipa requerem o alinhamento desejado.
Utilize uma terminologia e linguagem percetível para todos.
Para medir a eficácia da explanação que irá fazer, ensaie os seus pontos-chave com alguém capaz de lhe dar feedback realista. Evite jargões, gestos nervosos ou algo que possa desvirtuar a mensagem.
Passe a mensagem de forma sincera e genuína. A equipa, assim, acreditará em si.
Utilize exemplos e histórias pessoais para ilustrar os seus pontos de vista.
Enquanto planeia o trabalho da equipa, o seu intuito geral é ser exato e conciso. Contudo, incluir casos reais para ilustrar os seus pontos de vista será certamente muito eficaz.
Iniciativa # 2: Rever os Objetivos da Equipa.
Objetivos claros contribuem para que os elementos da equipa planeiem as suas tarefas de forma adequada ao seu cumprimento. Ajudam igualmente a equipa a manter-se focada na obtenção de resultados.
Falar com a sua equipa sobre os objetivos de desempenho representa um permanente desafio. Tal procedimento, consolida em cada momento a partilha desses mesmos objetivos, gerando o necessário compromisso e entusiasmo, a maioria das vezes para a sua ultrapassagem.
Comprometa-se com os objetivos da equipa.
Se deseja que os elementos da sua equipa se sintam positivos e entusiasmados com os objetivos de desempenho, você mesmo necessita de ser claro e comprometido com os mesmos. Se necessário, reúna-se antecipadamente com a sua hierarquia, de forma a resolver quaisquer questões que tenha sobre as expectativas de desempenho.
Articule os objetivos da equipa com os grandes objetivos da organização.
Quando discutir os objetivos com a sua equipa, certifique-se que explica de que forma os mesmos apoiam os grandes objetivos e metas da organização.
- Inclua dados uma permanente negociação, deixando que os métodos para atingir os objetivos fiquem relevantes para ajudar os elementos da equipa a compreender a necessidade de cada meta.
- Faça do seu diálogo ao critério da equipa.
Ajude os elementos da equipa a comprometerem-se com as metas.
As discussões com os elementos da equipa sobre metas de desempenho são fundamentais para interiorizarem uma visão comum e gerarem o respetivo compromisso com a mesma. Para ajudar os elementos da equipa a desenvolverem uma ligação emocional com o trabalho, certifique-se que:
- Concede tempo suficiente para perguntas e discussões.
- Explora abertamente e responde às reações da equipa.
- Ajuda os elementos da equipa a compreenderem o que se espera deles, quer individualmente, quer enquanto equipa.
Iniciativa # 3: Destacar os Pontos Fortes e Realizações da Equipa.
As pessoas motivam-se com o reconhecimento. É um poderoso estímulo que levanta a moral e cria entusiasmo para novos desafios. Adicionalmente, realçar a ligação entre os atuais esforços e o quadro geral ajuda a transformar a resistência em motivação.
Identifique os pontos fortes da equipa que podem ser alavancados para cada meta.
Pedir aos elementos da equipa para identificarem as suas forças, quer individual quer coletivamente, poderá ajudá-los a sentirem-se mais positivos e confiante acerca das suas capacidades para atingir novas metas.
Recorde à equipa os sucessos conseguidos.
No exigente ambiente de trabalho atual, por vezes recordamos fraquezas e deficits, em vez de pontos fortes e sucessos. Relembrar à sua equipa os seus sucessos do passado permite duas coisas importantes: cria orgulho de equipa e ajuda os respetivos elementos a concentrarem-se na forma de aplicar esses princípios nos novos desafios.
Partilhe o feedback dos clientes internos e externos para reforço das competências da equipa.
Dê exemplos específicos sobre como a equipa criou um impacto positivo nos outros. As especificidades fornecem informação útil sobre comportamentos e atividades que contribuem para o sucesso da equipa e da organização.
INEFICAZ:
“O seu trabalho de revisão do processo de entrega foi excelente.”
EFICAZ:
“Recebemos vários telefonemas de clientes que estão satisfeitos pelo facto dos produtos e serviços serem entregues mais rapidamente do que nunca.”
“E o departamento de expedição comenta que o novo processo facilitou o seu trabalho.”
Iniciativa # 4: Produzir Ideias para Atingir as Metas.
Deixar a equipa determinar o modo como irá desenvolver o seu trabalho, especialmente as tarefas novas ou desafiantes, ajuda a aumentar o empenho, a responsabilidade e a confiança. Adicionalmente, as pessoas responsáveis pelo cumprimento dos objetivos encontram-se em melhor posição para avançar com ideias concretas.
Utilize as seguintes sugestões à medida que orienta uma discussão da equipa na produção de ideias para atingir as metas.
Faça perguntas abertas para estimular o pensamento.
EXEMPLOS:
“Como abordaria este desafio?”
“Quais são as principais tarefas que terá de completar para alcançar este objetivo?”
Use as preocupações para determinar como atingir as metas.
Se os elementos da equipa se mostrarem hesitantes ou focados em obstáculos, converta esses obstáculos em pontos de apoio.
EXEMPLOS:
“Suponhamos que o orçamento não era um problema?”
“Como podemos obter os conhecimentos que necessitamos para resolver os problemas de conceção?”
Apele à criatividade e experiência dos elementos da equipa.
- Recorde aos elementos da equipa a experiência coletiva e a criatividade que trazem.
- Utilize técnicas de brainstorming para gerar ideias adicionais. É um excelente modo de encorajar o pensamento criativo através da suspensão do julgamento, avaliação e crítica.
Encoraje os elementos da equipa a desenvolver as ideias dos pares.
As ideias mais poderosas e perspicazes funcionam quando várias mentes trabalham em conjunto. Ideias que não estão completamente formadas podem ser melhoradas. Estabeleça um ambiente colaborativo, pedindo aos elementos da equipa para trabalharem ativamente sobre as ideias uns dos outros.
Reforce positivamente cada expressão de uma ideia.
Comentários como “Excelente!” e “Obrigado por essa ideia.” poderão encorajar os outros a participar no diálogo criativo.
Iniciativa # 5: Acordar as Estratégias de avanço.
Nesta fase, quererá guiar a equipa no desenvolvimento de um plano de implementação. No final da conversa, não se esqueça de pedir diretamente o total compromisso da equipa nas estratégias e resultados discutidos e acordados.
Acorde as melhores estratégias para atingir os resultados desejados.
As melhores ideias para avançar serão aquelas que:
- Produzem um impacto direto na obtenção dos resultados desejados
- Estão relacionadas com outras metas organizacionais
- São fáceis de implementar
- Geram elevado entusiasmo
- Encontram-se sob o controlo da equipa
Evite a “sobrecarga de soluções”.
Quando várias pessoas tentam implementar muitas ideias ao mesmo tempo, os elementos da equipa podem achar que estão a trabalhar com objetivos opostos ou a duplicar os esforços. Ajude a equipa a elaborar um plano específico para atingir os objetivos.
Discuta funções e responsabilidades.
A falta de clareza em torno dos papéis e responsabilidades cria confusão e frustração. Cada elemento da equipa deverá ter um entendimento claro sobre como irá trabalhar individualmente e com os restantes elementos para atingir os objetivos conjuntos.
Determine os recursos necessários para o sucesso.
Faça perguntas para estabelecer os recursos e apoios que a equipa sente que necessita. Em seguida, determine que recursos estão disponíveis e quais será necessário negociar.
Identifique de que modo a equipa gostaria que apoiasse os seus esforços.
Permita que a equipa o informe sobre as formas de apoio que gostariam de receber da sua parte. Forneça toda a ajuda que a equipa necessita para avançar, mas tenha o cuidado de não assumir tarefas ou responsabilidades que devem permanecer com os elementos da equipa.
Em Breve publicaremos a Iniciativa # 6