
5 dicas para Trabalhar de Forma mais Eficiente
O burnout ainda é um grande problema para as empresas e para as pessoas.
Work smarter, not harder é um mantra que existe desde os anos 30, quando o engenheiro industrial Allen Morgenstern cunhou a frase para o programa que ele criou para ajudar as pessoas a serem mais produtivas com menos esforço. Mas, quase um século depois, as pessoas ainda não dominam a arte. As taxas de burnout entre os funcionários ainda estão acima dos níveis pré-pandemia. Um estudo de 2024 descobriu que 42% dos funcionários relataram sentir-se muitas vezes esgotados.
O desafio de trabalhar de forma mais inteligente é que é difícil fazê-lo quando o trabalho continua a acumular-se. E os níveis de burnout permanecem elevados, em parte porque as demissões e os cortes de custos dos últimos anos neutralizaram efetivamente o desejo dos funcionários por um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Ser mais eficiente requer uma combinação de disciplina pessoal, organização, mentalidade e tecnologia.
Com isso em mente, aqui estão algumas dicas que poderá usar para trabalhar de forma mais eficiente.
Tarefas em Lote.
Os trabalhadores geralmente bloqueiam o tempo nos seus calendários para se concentrarem num projeto ou cumprir um prazo. Mas Flo Falayi, parceiro associado do cliente para desenvolvimento de liderança da Korn Ferry, leva isso a outro nível com o que ele chama de "lote de tarefas".
A sua premissa: combine as tarefas com a forma como seu cérebro funciona em diferentes momentos do dia - talvez tarefas administrativas de manhã, envolvimento com o cliente à tarde e investigação e aprendizagem ao fim do dia. “Esta estratégia ajuda-me a concentrar-me em atividades de alto impacto quando a minha cabeça está mais clara”, diz ele.
Mude de Canal.
Sabe a diferença entre um telefonema, um SMS e um e-mail? Parece uma pergunta simples, mas uma das maiores dificuldades do dia de trabalho é fazer malabarismos com a barragem de comunicação nessas plataformas, diz David Ellis, sócio sénior de clientes na prática de Transformação Global de Aquisição de Talentos da Korn Ferry. Mesmo que uma SMS não exija atenção imediata, as pessoas tendem a responder imediatamente, por exemplo. Da mesma forma, muitas pessoas ignoram e-mails (especialmente trabalhadores mais jovens), o que pode exigir inúmeros acompanhamentos. “A forma como se utiliza e alterna entre estas plataformas tem um enorme impacto na eficiência”, diz Ellis.
Seja "Antissocial".
Mesmo que bloqueie o tempo no seu calendário de trabalho, muitas outras distrações podem reduzir a sua produtividade, quer se trate do último meme em voga no TikTok ou do mais recente reel do Instagram da sua filha. Por vezes, nem mesmo silenciar as notificações é suficiente.
Para aqueles que não confiam em si próprios para se manterem afastados das redes sociais, os especialistas sugerem aplicações - como a Freedom e a Cold Turkey - que o impedem de aceder a sites da sua lista de bloqueio durante um período específico. Pense nisto como uma versão adulta de ter o seu telemóvel retirado.
Delegar com IA.
Não há como contornar o facto de a IA estar aqui, por isso mais vale fazê-la trabalhar para si. O truque é identificar a ferramenta de IA que mais aumentará a sua eficiência. Algumas pessoas utilizam a IA para tomar notas ou resumir reuniões, por exemplo. Val Olson, coach de carreira e liderança da Korn Ferry Advance, utiliza-a para ajudar a debater ideias, preparar modelos de apresentação e redigir documentos relacionados com a atividade. “Ajuda a aumentar a eficiência e a fazer-me avançar quando me sinto um pouco bloqueada”, diz Olson.
Fragmente-o.
Quando se trata de grandes projetos com vários componentes, a Weir evita ficar sobrecarregada ao dividir o trabalho em tamanhos alcançáveis, com prazos para cada um. Isto pode ser feito num calendário normal ou com quadros de visualização e folhas de cálculo como o Monday.com.
Segundo ela, este método ajuda-a a evitar a procrastinação e a ganhar ímpeto e confiança à medida que o projeto avança. "Um número surpreendente de pessoas tenta assumir tudo de uma vez e fazer tudo ao mesmo tempo, o que tem enormes implicações para a eficiência e o esgotamento", diz Weir.